APM Hausverwaltung – Aufgaben und Leistungen

APM Hausverwaltung
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Was macht eigentlich die APM Hausverwaltung?

Ein Blick in die typischen Aufgaben einer professionellen Hausverwaltung – von der Zustelladresse bis hin zur Schadensbearbeitung und Einholung von Kostenvoranschlägen.

Wer glaubt, Hausverwaltung sei ein langweiliger Bereich, in dem es nicht viel zu tun gibt, der irrt gewaltig. Die Aufgaben einer professionellen Hausverwaltung sind vielseitig und interessant – und darüber hinaus für die Verwaltung von Wohnungseigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz genau geregelt.

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Hier die Aufgaben der APM Hausverwaltung

Viele Aufgaben finden statt, ohne von den Eigentümern wahrgenommen zu werden. Drei davon sind zum Beispiel:

1. Zustelladresse

Wer hat den eingeschriebenen Brief übernommen? Wo ist wieder die Information von der Gemeinde verloren gegangen? Schnell kann es in Eigentümergemeinschaften zu Kon ikten kommen, weil der Kommunikations-, Büroorganisations- und Archivierungsaufwand und verbunden damit ein Ablagesystem häufig unterschätzt wird. Deshalb stellt der Verwalter in Vertretung für die Eigentümergemeinschaft eine Zustelladresse zur Verfügung. Normalerweise ist das seine Firmen- adresse. Damit einher gehen Bürostruktur, Postfach und E-Mail-Adresse sowie entsprechende EDV-Ausstattung für die Bearbeitung oder das Ausdrucken von E-Mails. Weiters installiert der Verwalter ein Ablage- und Archivierungssystem. All das sind Voraussetzungen für einen reibungslosen Kommunikationsablauf.

Je nach Eigentümereigenschaft wird festgelegt, wie die Kommunikation mit den Eigentümern selbst erfolgen soll. Überhaupt, wenn die Wohnungseigentümer nicht direkt an der besagten Wohnanlage wohnen, sondern im Ausland die Zustelladresse haben. Bei einer kleineren Wohnanlage mit bis zu zwei Eigentümern würde sich eine Selbstorganisation gerade noch ausgehen. Bei mehr als 2 Eigentümern würde sich die Frage stellen, wer außer dem beru ichen Hausverwalter die Zeit und die Freude hätte, diese Auf- gaben ehrenamtlich zu übernehmen, von der Gewerbeberechtigung und der anspruchsvollen Ausbildung mal ganz abgesehen. Mit der Zustelladresse beim Verwalter herrscht eine klare Regelung, wer Post in Vertretung für die Wohnungseigentümergemeinschaft entgegennimmt, bearbeitet, archiviert und kommuniziert. Das schafft Transparenz und beugt Ärger vor.

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2. Schadensbearbeitung

Die Schadensbearbeitung ist ein wichtiges Aufgabengebiet der Hausverwaltung. Alles, was mit der Abwicklung und Bearbeitung von Schadensfällen zu tun hat, fällt darunter – beginnend bei der Aufnahme des Schadens bis hin zur Auszahlung. Freilich ist es aber so einfach nicht. Der Prozessablauf umfasst viele Schritte und kann stark vereinfacht so dargestellt werden:

  • 1. Meldung bzw. Aufnahme des Schadens mittels Fotodokumentation und Beschreibung des Schadens
  • 2. Organisation der Vor-Ort-Besichtigung
  • 3. Anlage einer Akte und einer Bearbeitungsnummer für den Schaden
  • 4. Prüfen, ob Schaden durch die Versicherungspolizze Deckung findet
  • 5. Weiterleitung und Abwicklung mit der Versicherung
  • 6. Parallel dazu Kostenvoranschläge und
  • 7. Reparaturfreigabe bzw. Deckungszusage von der Versicherung einholen
  • 8. Sanierung bzw. Reparatur einleiten
  • 9. Abrechnung. Wenn Schaden durch die Versicherung gedeckt ist, mit der Versicherung Zahlung abwickeln.

Jeder Schadensfall, unabhängig von der Schadenssumme, hat vom Prozessablauf einen spezifischen, fast gleichen oder ähnlich gelagerten Arbeitsablauf. Allerdings gibt es zwischen den genannten Punkten immer wieder kleine Zwischenschritte und Aufgaben.

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3. Einholung von Kostenvoranschlägen / Angeboten
Ob Haus, Wohnung oder Grundstück, es lässt sich nicht immer alles selbst machen. Doch wer hat schon die Zeit, sich ausführlich um Fremddienstleister wie Handwerker zu kümmern. Der Verwalter nimmt diese Arbeit ab. Er holt Kostenvorschläge und Angebote ein. Dabei kann er auf ein starkes Netzwerk und viel Erfahrung mit Preis-Leistungs-Verhältnissen zurückgreifen. Er weiß, welches Handwerk für was zuständig ist, weiß, wo diese Firmen zu finden sind, und lädt mehrere zur Angebotserstellung ein. Er achtet auf die Beratungsqualität, ein effizientes Zeitmanagement und darauf, dass Normen sowie Vorschriften berücksichtigt werden. Viele Kleinigkeiten müssen beim Einholen von Kostenvoranschlägen und Angeboten beachtet werden. Eine komplexe Aufgabe, bei der Verwalter den Überblick behalten und im Sinne der Eigentümergemeinschaft agieren.

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APM HAUSVERWALTUNGS SERVICE GmbH

Max-Planck-Straße 3
A-9100 Völkermarkt, Industriepark
Telefon: +43 (0) 4232 / 22 446 DW 80
Mail: apm@hausverwaltungs-service.at
Web: www.hausverwaltungs-service.at

 

(Fotos: APM Hausverwaltungs Service GmbH und Pixabay)

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